Un espace numérique de travail (ENT) ou environnement numérique de travail (digital workplace) est un ensemble de techniques permettant à un professionnel d’accéder à toutes ses informations, de communiquer et de collaborer sur ses projets et activités.
L’ENT intègre généralement un moteur de recherche, une gestion documentaire et un réseau social d’entreprise. Il représente un développement ultérieur de l’intranet, permettant le travail à domicile et le travail flexible dans le temps et l’espace. (Wikipedia).
Dit autrement, la digital workplace tente de répondre à la promesse de « travailler n’importe où et n’importe quand » grâce à la dématérialisation du bureau et à la numérisation des échanges (de documents, de messages, de conversations, etc.).
Accélérés par la généralisation des réseaux sociaux, la crise sanitaire et les habitudes de télétravail, les déploiements de digital workplace se sont généralisés dans les entreprises de toute taille, et partagent les objectifs suivants :
- Optimiser la communication interne,
- Améliorer la collaboration entre collègues ou avec des partenaires,
- Augmenter la productivité des collaborateurs,
- Augmenter la satisfaction (et la rétention) des employés.
L’article “Technology and Organizational Change: Harnessing the Power of Digital Workplace” propose une étude assez poussée du sujet. En particulier, les auteurs classent (et chiffrent) les principaux bénéfices pour les personnels et pour leur entreprise. Si tant est que l’on puisse les dissocier aussi clairement, l’entreprise étant une organisation sociale…
Digital workplace augmentée : Succès éclatant et nouvelles frontières
Les solutions de digital workplace ont énormément progressé dans les deux ou trois dernières années. Grâce à la qualité de l’image et du son, adaptation aux performances du réseau, fonds d’image, intégration d’applications, innovations en ergonomie, etc.
Les habitudes de travail sont prises et sont dorénavant de l’ordre du réflexe. Pour preuve, la difficulté rencontrée par les entreprises est de faire revenir leurs collaborateurs au bureau !
Avec un taux de croissance annuel (CAGR) de près de 20% et un maché estimé à 70B$ en 2026, nul doute que ces technologies sont et resteront parmi les stars des systèmes d’information. Toutefois un certain nombre d’obstacles persistent pour que la promesse soit complètement tenue.
En particulier, il reste difficile de sortir des frontières de cet espace de travail numérique finalement assez normalisé, fusse-t-il virtuel.
- Comment y intégrer des collaborateurs nomades ?
- Des partenaires ?
- Les applications métier qui structurent l’entreprise ?
- Interconnecter diverses solutions de communication ?
4 pistes pour une Digital Workplace augmentée
Nous proposons ici quatre extensions au périmètre de la digital workplace, dans autant de domaines fonctionnels. Les applications, les canaux de communication, les communications hybrides et enfin le multilinguisme.
Interagir avec les applications métier
La digital workplace réunit les collaborateurs dans un même lieu virtuel. Mais qu’en est-il de leurs applications métier (SIRH, Finance, ERP, GMAO…) ?
Il y a vingt ans, chaque application aurait eu son « client lourd » (!), avec son expérience utilisateur spécifique, son vocabulaire, etc.
Le client d’accès est maintenant remplacé par une interface web, ce qui est un véritable progrès. Toutes les applications sont accessibles depuis un même navigateur, le rêve…
Néanmoins ce rêve reste inachevé. Car il faut se connecter, s’identifier et se mémoriser l’interface de chacune des applications. Pas trop de souci pour les utilisateurs spécialisés et connectés en permanence.
Mais pour les autres c’est souvent un parcours d’obstacles. Il y a les formations que l’on oublie, des documentations introuvables, des appels au support et au final, une expérience passablement irritante.
Pourtant les besoins au quotidien sont multiples : Poser ses congés, s’inscrire à une formation, récupérer une fiche de paye, approuver une facture, retrouver la référence d’une commande, ouvrir un ticket au support…
Ces processus concernent de nombreuses personnes dans l’organisation. Et ils seront grandement facilités lorsqu’ils seront exécutés directement depuis la digital workplace, dans le langage de tous les jours.
Multiplier les canaux de communication
Quand on y pense il est possible d’accéder au même programme audio sur des supports différents (FM, DAB, site web, podcast, site de streaming…).
Et ceci afin de s’adapter aux conditions d’écoute de l’utilisateur.
De la même manière les utilisateurs ont besoin de disposer de plusieurs canaux d’accès à leurs applications.
Selon leur métier ou leur lieu de travail (au bureau, à domicile, chez les clients…), ils seront plus efficaces ou confortables sur un canal donné.
Tandis que l’entreprise va choisir et généraliser une application de digital workplace (MS Teams, Slack ou Google Workplace par exemple), chaque collaborateur voudra sélectionner son application de communication préférée (SMS, WhatsApp ou Messenger) lorsqu’il n’aura pas accès à la solution « maison », quelle qu’en soit la raison.
Connecter les applications métier au travers d’un large panel de services de communication réunit les employés d’une entreprise. Les équipes convergent et capitalisent autour de leurs processus métier, plutôt qu’autour d’une technologie, aussi performante soit-elle.
Relier les canaux existants pour une Digital Workplace augmentée
Au-delà des communications entre utilisateurs et applications, certaines situations exigent des échanges entre des personnes utilisant des canaux différents.
Par exemple, un voyagiste qui organise des séjours lointains sera contacté par ses voyageurs sur la messagerie la plus utilisée au quotidien (WhatsApp). Tandis que ses équipes de support et d’assistance seront connectées sur l’application MS Teams de leur organisation.
De la même façon, les chauffeurs d’une société de logistique préfèreront communiquer par sms avec le département logistique qui sera, lui, sur la digital workplace de l’entreprise.
Interconnecter les différents canaux de communication éliminera les silos tout en permettant à chaque collaborateur de choisir le moyen correspondant le mieux à ses besoins et contraintes de l’instant.
Accepter les différents langages
Le langage naturel est, par définition, le support universel d’interconnexion des individus entre eux (voir Le langage naturel, un jeu d’enfants) puisqu’il permet à des personnes ne se connaissant pas d’échanger, pourvu qu’il y ait un minimum de contexte commun.
Mais il reste un léger problème : il y a de nombreux langages utilisés dans le monde et peu d’entre nous sont vraiment multilingues.
Un multilinguisme natif permettra aux utilisateurs d’interagir avec leurs applications métier dans la langue de leur choix… mais aussi, pourquoi pas, entre eux-mêmes tout en utilisant chacun sa langue de prédilection.
Supportée par un ensemble de technologies en rapide évolution, la digital workplace est une formidable opportunité de productivité et de flexibilité pour les entreprises. Elle constitue un espace de liberté et de créativité pour les collaborateurs. Maintenant qu’elle a trouvé sa place au cœur de l’entreprise, sachons l’ouvrir sur le vaste monde. Agora Software fait le choix du langage naturel comme support universel d’interaction, pour rapprocher encore plus les utilisateurs et les solutions numériques.
Si cet article vous a intéressé, vous pourriez également lire Editeurs de logiciel, simplifiez la vie de vos utilisateurs ou aller directement sur la page dédiée aux éditeurs.
Retrouvez-nous sur notre page LinkedIn pour ne pas manquer notre actualité.
Illustration : credit ciphr.com
[i] Auteurs : Mohsen Attaran, California State University, Sharmin Attaran, Bryant University and Diane Kirkland, California State University (2019).
Vous voulez comprendre comment notre IA conversationnelle optimise la productivité et l’engagement de vos utilisateurs en complétant efficacement vos applications d’entreprise ?