Quand l’IA donne la réplique aux SIRH, ce sont les utilisateurs qui gagnent
Mary CAZANOVE
L’intelligence artificielle (IA) est dans toutes les conversations et, qu’ils soient visibles ou non, ses usages se sont multipliés.
L’un de ses domaines les plus captivants est celui de l’IA conversationnelle.
Cette innovation révolutionne la manière dont les entreprises abordent la gestion des ressources humaines (GRH). Effectivement elle offre une approche personnalisée et efficace pour les éditeurs de Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH).
Dans cet article, plongeons dans les fonctionnalités et les avantages de l’IA conversationnelle dans le contexte des SIRH.
Qu’est-ce qu'une IA conversationnelle ?
L’IA conversationnelle est une branche de l’intelligence artificielle qui se concentre sur la création de systèmes capables d’interagir et de dialoguer avec des humains de manière naturelle.
Ces systèmes utilisent des techniques de traitement du langage naturel (NLP ou TAL) avancées pour comprendre et générer des discussions en français, en anglais, en espagnol…
Quelle est la différence entre un Chatbot et une IA conversationnelle ?
Nous pouvons avoir en mémoire des expérimentations de Chatbot adaptés aux sujets RH. Ils ont malheureusement laissé des souvenirs plus ou moins satisfaisants.
Désormais, il s’agit avec l’IA conversationnelle de proposer d’une expérience utilisateur bien plus poussée.
En effet, un Chatbot traditionnel est conçu pour satisfaire à des échanges de type « question – réponse » sur une base de connaissances statique et limitée.
Une interface conversationnelle va bien au-delà en permettant notamment de nombreuses interactions en langage naturel avec les applications (notifications, interrogation, transaction).
Comment une IA conversationnelle peut-elle être utile aux ressources humaines ?
Sur les sujets RH, l’IA conversationnelle émerge comme une solution innovante pour automatiser et améliorer de nombreux processus.
Elle offre énormément de possibilités pour les ressources humaines, notamment lorsqu’elle est directement embarquée dans les applications RH :
• Recrutement et Entretiens
L’IA conversationnelle transforme la manière dont les entreprises recrutent, notamment en automatisant les premiers échanges avec les candidats.
On peut aisément imaginer que l’IA permette de mener des entretiens préliminaires, de poser des questions pertinentes, d’évaluer certaines compétences et même d’organiser les rendez-vous avec les candidats retenus.
Tout l’intérêt étant que ces échanges alimentent directement le système de gestion des candidatures (ATS) au sein du dispositif RH. Ce sont ainsi des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée qui sont optimisées.
Ainsi les recruteurs peuvent se concentrer sur des aspects à plus forte valeur du processus de recrutement.
• Onboarding
La qualité de l’intégration des nouveaux collaborateurs est cruciale pour leur réussite. Le recrutement a demandé du temps et des moyens.
Aussi il est essentiel de s’assurer qu’une fois que le nouvel employé est à bord on se donne toutes les chances que cette nouvelle collaboration soit satisfaisante pour les deux parties.
L’IA conversationnelle peut fournir un processus d’onboarding plus interactif et personnalisé, tout en déchargeant les managers, les formateurs, les Ressources Humaines.
Une plateforme intégrant une messagerie, une base de connaissances et le SIRH peut guider les nouveaux employés à travers les procédures, répondre à leurs questions et leur fournir très simplement des informations pratiques qui font la différence.
• Support RH 24/7
Les employés ont régulièrement des questions concernant les avantages, les congés, les politiques de remboursement… Et ce sont souvent les mêmes !
Résultat : les équipes en charge de ces sujets passent un temps considérable à répondre à des questions légitimes mais récurrentes.
Une IA conversationnelle intégrée au SIRH sait répondre instantanément et en permanence aux questions fréquentes.
Ainsi les équipes RH, qui avouons-le, sont surchargées, sont soulagées de ces demandes. Et les utilisateurs bénéficient des informations dont ils ont besoin en self-service grâce au NLP.
• Gestion des congés et des absences :
Les employés peuvent soumettre leurs demandes de congés par une simple conversation. Les IA conversationnelles peuvent vérifier les disponibilités, suivre les politiques de l’entreprise et mettre à jour automatiquement les calendriers d’équipe en conséquence.
Plus de relances, de rappels de process, de retards de déclaration, car tout se règle en un message depuis WhatsApp ou Slack.
Il y aurait de nombreux autres exemples relatifs à la gestion des compétences, la formation, la communication interne… Car effectivement la fonction RH s’est étoffée au fil des mutations du monde professionnel.
Et les équipes croulent sous le travail. Aussi autant leur simplifier la vie.
Nous avons ainsi exploré comment l’expérience des utilisateurs d’un SIRH pouvait être nettement améliorée en intégrant une intelligence artificielle conversationnelle.
De plus, l’éditeur qui conçoit ces solutions métiers, a beaucoup à gagner grâce à cette tendance d’intégration.
L’IA conversationnelle bénéficie aussi aux éditeurs de SIRH
Effectivement en intégrant une IA conversationnelle à sa solution, l’éditeur va offrir à ses utilisateurs finaux un troisième type de parcours. Différent de ce que permet une application mobile ou un accès web. Et cela lui permet :
• D’offrir une efficacité accrue :
• De proposer une expérience utilisateur améliorée :
Les employés bénéficient d’une expérience plus fluide et plus conviviale en interagissant à partir d’une conversation WhatsApp, MS Teams ou Google capable de répondre instantanément à leurs questions et de les guider de manière proactive. Ce qui est très positif pour l’image et la notoriété de l’éditeur.
• De s’affranchir du développement d’applications mobiles couteuses :
Il est impensable aujourd’hui de ne pas proposer d’expérience mobile. Pour autant le support n’offrant pas toujours une ergonomie suffisante, l’éditeur doit faire des choix (esthétiques, fonctionnels…), financer des développements réguliers pour des résultats parfois décevants.
Et là encore le parcours n’est pas si intuitif. L’utilisateur doit télécharger l’application mobile correspondante, prendre connaissance de ce qu’il peut faire ou non. Alors qu’il dispose déjà des applications de messageries dont il a l’habitude. Plus de questions d’UI, il n’a qu’à demander ce qu’il veut.
• De prendre des décisions éclairées :
Les données collectées dans les conversations peuvent être analysées pour identifier les tendances et les besoins des employés. Ces données de nature sémantique vont au-delà des statistiques assez basiques d’usage ou de disponibilité.
Elles permettent de collecter des éléments qualitatifs, de percevoir des signaux faibles, de remonter automatiquement des anomalies ou des sujets non couverts.
Cela peut aider les éditeurs de SIRH à prendre des décisions stratégiques basées sur des informations précises.
Se concentrer sur l’essentiel, sans oublier l’humain
L’idée n’est surtout pas de désengager l’humain.
Mais au contraire de l’assister afin qu’il ait accès simplement aux bonnes informations. Ici, l’IA conversationnelle permet de simplifier son parcours et de le décharger des tâches répétitives ou à faible valeur.
Déjà en 2020, Deloitte révélait dans une étude que les entreprises avaient recours à l’IA pour améliorer la pertinence et la qualité du travail.
Pénurie de talents, difficulté à retenir les éléments clefs, périmètres de responsabilité qui évoluent, organisations décentralisées… Les défis qui se présentent aux ressources humaines sont nombreux. Et la technologie peut être un adjuvant de taille pour relever ces challenges.
L’IA conversationnelle ouvre de nouvelles perspectives passionnantes pour les éditeurs de SIRH et les professionnels des ressources humaines.
_____________
Agora Software déploie des interfaces conversationnelles applicatives renforçant l’expérience utilisateur des applications et des plateformes. Nous créons des interactions riches, multilingues et omnicanales avec tous vos utilisateurs.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre plateforme d’IA conversationnelle nous vous invitons à consulter notre page Solution.
Si cet article vous a plus, vous pourriez lire Editeurs : l’utilisateur est la clé. Rejoignez-nous sur notre page Linkedin pour suivre notre actualité !
Vous voulez comprendre comment notre IA conversationnelle optimise la productivité et l’engagement de vos utilisateurs en complétant efficacement vos applications d’entreprise ?